Salles, équipements et articles réservables depuis le portail client, avec disponibilités en temps réel, approbation, facturation et ménage planifié automatiquement.
Une salle de conférence, une salle communautaire, un projecteur, des tables et des chaises, un espace de stationnement : tout ce qui se partage finit par se réserver par courriel, par téléphone ou sur un cahier à la réception. Deux personnes réservent le même créneau, personne ne sait qui a le projecteur, et le ménage après l'événement n'est jamais planifié. Le module Réservation met tout ce que vous voulez rendre réservable dans un seul catalogue par propriété, avec un calendrier de disponibilité, des règles claires, une approbation quand vous la voulez et une requête de service créée automatiquement pour la remise en état.
Le client réserve seul, vous gardez le contrôle sur ce qui demande une approbation.
Le client voit les salles, les équipements et les articles de sa propriété, avec photo, capacité, règles d'utilisation et tarifs.
Le calendrier affiche ce qui est libre, partiel, complet, en ménage ou fermé. Chaque article du panier a sa propre plage horaire.
L'estimation s'affiche avant de confirmer, taxes comprises. Les ressources sensibles passent par l'approbation d'un gestionnaire.
Une requête de service de ménage ou de vérification est créée automatiquement, à échéance dans le délai que vous fixez après la fin de la réservation - par exemple 30 minutes après le départ - et elle suit la réservation si celle-ci est déplacée.
Une salle est liée à un espace de la propriété, un équipement est lié au registre des actifs. Un article, vous le créez sur place, avec ou sans lien au registre : tables, chaises, projecteur, stationnement, avec un stock pour que plusieurs personnes puissent en réserver en même temps.
Vue par mois, semaine ou jour. Chaque case indique si la ressource est libre, partiellement réservée, complète, en temps de ménage, sous préavis ou fermée. Le client voit tout de suite ce qui est possible.
Jours et heures d'ouverture, temps de battement pour le ménage, préavis minimum, horizon de réservation, durée minimale et maximale, jours fériés et fermetures. Le système refuse les créneaux qui ne respectent pas les règles et explique pourquoi.
Une seule réservation peut regrouper une salle, un projecteur et cinquante chaises, chacun avec sa propre plage horaire. Le panier garde le brouillon pendant 72 heures.
Marquez une ressource comme nécessitant une approbation : la réservation reste en attente jusqu'à la décision du gestionnaire, avec rappels à 48, 24 et 2 heures. Une modification proposée au client est acceptée ou refusée depuis son portail.
Plusieurs options de tarif par ressource : à l'heure, à la journée ou forfait. Estimation avec TPS et TVQ avant confirmation, dépôt affiché, liste de facturation par propriété avec le solde à percevoir, et export comptable avec grand livre et livre auxiliaire.
Le client annule lui-même à l'intérieur du délai d'annulation gratuite. Le gestionnaire peut annuler à tout moment avec un motif. Le créneau se libère immédiatement.
Chaque étape déclenche un courriel dans la langue du destinataire : demande reçue, approbation, refus, modification, rappel, annulation, paiement enregistré. Chaque réservation garde son historique complet, avec des notes internes ou partagées avec le client.
Bloquez les réservations pour une période donnée - rénovations, congés, événement privé - sur toute une propriété, un type de ressource ou une ressource précise. Avant d'appliquer la fermeture, le système vous montre les réservations confirmées qui tombent dedans.
Partie d'une plateforme connectée
Un équipement du registre devient réservable en un clic, avec son historique d'entretien.
Le ménage et la vérification après réservation sont créés comme requêtes de service ordinaires, suivies par vos équipes.
Chaque ligne réservée porte ses codes comptables et alimente l'export de facturation.
Salles de conférence et espaces communs réservés par les locataires depuis leur portail, avec facturation à l'heure ou à la journée.
Salles communautaires, salle à manger privée et équipements pour les familles, avec approbation quand la résidence le souhaite.
Salles de réunion, matériel audiovisuel et places de stationnement partagés entre services et sites.
Outils, véhicules et équipements spécialisés partagés entre équipes, avec temps de battement pour l'inspection entre deux usages.
Non. Une salle est liée à un espace et un équipement au registre, mais un article se crée directement dans le catalogue de réservation, sans lien au registre. Vous lui donnez un nom, une photo, des règles, un tarif et un stock.
Vos clients et locataires, depuis leur portail, selon les permissions que vous leur accordez. Vos gestionnaires peuvent aussi réserver au nom d'un client. Il n'y a pas de réservation publique anonyme.
Oui, ressource par ressource. La réservation reste en attente jusqu'à ce qu'un gestionnaire l'approuve ou la refuse avec un motif. Si personne ne répond avant le début, elle est annulée automatiquement.
Vous définissez un suivi par défaut pour chaque ressource : service, type de demande, priorité, responsable et délai. La requête de service est créée automatiquement, à échéance dans ce délai après la fin de la réservation, et elle suit la réservation si elle est déplacée ou annulée.
Non. Le module calcule l'estimation avec taxes, affiche le dépôt à retenir et vous permet de marquer une réservation comme payée. La perception du paiement se fait par vos canaux habituels.
Oui. Chaque propriété a son propre interrupteur. Une propriété désactivée disparaît du module et ses courriels de rappel s'arrêtent.
Découvrez comment le module Réservation transforme le cahier de la réception en un catalogue clair, avec approbation, facturation et remise en état planifiées - planifiez une démonstration avec notre équipe.
